علت عدم وصول صورت‌حساب ممکن است اختلاف قیمت، کسری تحویل، برگشت کالا، نقص اسناد یا ثبت ناقص پرداخت باشد. برای انتخاب اقدام مناسب، ابتدا باید علت عدم وصول و مبلغ مورد اختلاف مشخص شود.
تعیین موضوع و مبلغ اختلاف
از خریدار بخواهید ردیف مورد اعتراض، مبلغ و علت اختلاف را مشخص کند. مبالغ مورد تأیید و مورد اختلاف را جداگانه ثبت کنید. آثار قراردادی اختلاف باید بر اساس اسناد و شرایط معامله بررسی شود.
برای مثال، ممکن است فروشنده تحویل کامل کالا را ثبت کرده باشد اما خریدار، کسری تعداد را اعلام کند. در این وضعیت، پیش از ادامه مطالبه وجه باید سفارش، رسید تحویل و تأیید انبار تطبیق داده شوند.
مدارک مرتبط را در یک پرونده نگه دارید
قرارداد، سفارش، صورت‌حساب، مدرک تحویل و مکاتبات اصلاحی را با شناسه واحد در پرونده ثبت کنید. در صورت اصلاح سند، نسخه قبلی و علت اصلاح را نگهداری کنید تا سوابق تغییر قابل بررسی باشد.
نام فرد پاسخ‌گو و تاریخ توافق را در سوابق پرونده ثبت کنید. نتیجه تماس‌ها و پیگیری‌های شفاهی نیز باید مستند شود تا در بررسی بعدی یا تحویل پرونده به مسئول جدید قابل استفاده باشد.
- موضوع اختلاف و مبلغ مورد اعتراض.
- اسناد مؤید تحویل یا انجام خدمت.
- پرداخت‌ها، برگشت‌ها و کسور ثبت‌شده.
- توافق اصلاحی، مسئول اقدام و موعد پیگیری بعدی.
تطبیق پرداخت‌ها پیش از پیگیری مجدد
ممکن است خریدار وجه را با شرح ناقص یا برای چند صورت‌حساب به‌صورت یکجا پرداخت کرده باشد. واحد مالی باید رسید و گردش حساب را با مطالبات تطبیق دهد. ثبت نشدن پرداخت در فهرست پیگیری، به‌تنهایی عدم پرداخت خریدار را اثبات نمی‌کند.
پس از تطبیق، مانده هر مطالبه را اصلاح و نتیجه را به فرد پیگیر اعلام کنید. این هماهنگی از تماس‌های تکراری و تنش غیرضروری در رابطه تجاری جلوگیری می‌کند.
اختلاف چه اثری بر تأمین مالی دارد؟
بروز اختلاف ممکن است بر مبلغ قابل تأمین مالی، زمان وصول و ادامه بررسی درخواست اثر بگذارد. اطلاعات پرونده باید به‌روزرسانی شود تا ارزیابی بر اساس مانده بدهی و وضعیت تأیید فعلی انجام شود.
اگر مطالبه واگذار شده است، پیش از تغییر مسیر پرداخت یا توافق جدید درباره تسویه، تعهدات اطلاع‌رسانی و اختیارات خود را در قرارداد بررسی کنید. اعمال حق رجوع یا الزام به بازخرید، به تحقق شرایط مقرر در قرارداد بستگی دارد و نتیجه خودکار بروز اختلاف نیست.
ثبت نتیجه رسیدگی و وضعیت پرونده
نتیجه رسیدگی، مبلغ وصول‌شده و مانده اصلاح‌شده را در پرونده ثبت کنید. اگر موضوع هنوز حل نشده و به مسئول دیگری ارجاع شده است، وضعیت پرونده باید ادامه پیگیری را نشان دهد. ثبت علت اختلاف نیز به شناسایی و اصلاح خطاهای تکراری در تحویل یا صدور صورت‌حساب کمک می‌کند.
رسیدگی به اختلاف با تعیین علت و مبلغ آغاز می‌شود و با تطبیق اسناد و پرداخت‌ها ادامه می‌یابد. اقدام بعدی باید بر اساس نتیجه بررسی و مفاد قرارداد تعیین شود.
پرسش‌های متداول
آیا صورت‌حساب مورد اختلاف قابل تأمین مالی است؟
وضعیت اختلاف، اسناد و شرایط پرونده باید بررسی شود. از وجود صورت‌حساب به‌تنهایی نمی‌توان امکان تأمین مالی را نتیجه گرفت.
آیا هر اختلاف باعث رجوع به فروشنده می‌شود؟
خیر. بر اساس نتیجه بررسی و شرایط قرارداد، ممکن است ارائه مدارک تکمیلی، اصلاح مانده، ادامه پیگیری وصول یا اعمال حق رجوع لازم باشد.
منابع و مطالعه بیشتر
منابع زیر به تشریح مفاهیم عمومی فاکتورینگ می‌پردازند. شرایط ارائه خدمات، تابع مقررات هر کشور و مفاد قرارداد است.
این راهنما آموزشی است. شرایط تأمین مالی، مسئولیت‌ها و آثار حقوقی و حسابداری هر معامله باید بر اساس پرونده و قرارداد همان معامله بررسی شود.
بررسی امکان تأمین مالی مطالبات شرکت
برای بررسی اولیه، اطلاعات تماس، نوع فعالیت شرکت و سررسید تقریبی مطالبات را در فرم درخواست ثبت کنید.
درخواست مشاوره تأمین مالی
